Srpen 2025: O srozumitelnosti
Čtenáři se s nesrozumitelnými texty moc nemažou a trestají je jednoduše. Nečtou je nebo se jimi vůbec neřídí. Každým špatným textem tak pálíte hromadu času, energie a – peněz. Přišel čas to změnit.
Špatné texty jsou zatraceně drahé
Každý den lidé píšou desítky e-mailů, zpráv, pokynů a dalších textů. Většinu z nich rychle, bez většího přemýšlení – hlavně to mít z krku. Přitom dělají základní chybu: píšou hlavně pro sebe, ale už ne pro čtenáře.
Výsledek?
Čtenáři takovým textům nerozumí, musejí se doptávat, ztrácejí čas luštěním, co se po nich vlastně chce. A autoři textů (natož jejich nadřízení ve firmách nebo na úřadech) si ani neuvědomují, jak nákladné je, když píšou špatně. Rozumějte: nesrozumitelně.
Představte si, že byste každý den vyhodili z okna pár bankovek. Ne jen jednou, opakovaně – ráno, v poledne, večer. Protože to děláte pokaždé, když napíšete špatný e-mail, nejasnou zprávu nebo rozvleklou instrukci.
Předvedu vám to.
Pracujete v týmu? Napíšete e-mail. Rychle, ale nesrozumitelně. Místo jedné minuty čtení pak zabere čtyři minuty luštění, co vlastně chcete. Když pošlete stejný e-mail deseti kolegům, právě jste spálili půl hodiny jejich pracovního času. A když takových e-mailů napíšete za týden deset, propálili jste už 5 pracovních hodin. Za jediný týden.
Jste na volné noze? Pošlete klientovi nejasnou nabídku. Ten si není jistý, co přesně nabízíte, za kolik a do kdy. Místo rychlého schválení začne klást doplňující otázky. Nebo rovnou odejde ke konkurenci, která píše jasněji. Ztratili jste zakázku kvůli špatnému e-mailu.
Řídíte firmu? Špatné texty znamenají, že vaši zaměstnanci tráví hodiny dešifrováním pokynů místo jejich plněním. Klienti nerozumí nabídkám. Partneři se zase ztrácejí ve smlouvách. Každý nesrozumitelný text se navrch většinou vrací jako bumerang – a opakované vysvětlování stojí další čas, nervy a peníze.
Za měsíc to jsou desítky promarněných pracovních hodin. Za rok stovky. Při hodinovce 500 korun tu mluvíme o statisících propálených korun. U větších firem o milionech.
Řešení existuje: Začít psát pro čtenáře podle toho, jak dneska opravdu čtou. Psát srozumitelně, efektivně, jasně.
Čtenáři jsou nelítostní
Každý text – ať už jde o e-mail, obchodní sdělení nebo příspěvek na sociálních sítích – prochází soudem čtenářů. A ti se s tím moc nepárají.
Existují čtyři čtenářské fáze, ve kterých se lidé ptají:
1. Má to pro mě nějakou hodnotu? Čtenáři se rozhodují během pár sekund – a většinu textů hodí do koše už tady.
2. Kdy se tomu budu věnovat? Hned, nebo to odložím na později? A „později“ často znamená „nikdy“.
3. Kolik času a energie tomu věnuju? Čím složitěji text vypadá, tím menší dostane prioritu.
4. Mám reagovat? A jak rychle? Na 20 hustých, neformátovaných odstavců lidé nejspíš neodpoví. Zato tři odrážky s jasnou otázkou mají o dost větší šanci.
Podobných rozhodnutí děláme jako čtenáři desítky, stovky denně (jen se zkuste sami chvíli pozorovat). Jsme v tom skvělí a jsme nemilosrdní. Jako profesionální třídiči dokážeme z několika drobností poznat, jestli se do textu vůbec chceme pustit.
Třeba spoustu e-mailů tak nikdy nepřečteme. Protože už z prvního pohledu se dá odhadnout, jak náročné budou na čas nebo úsilí. Nemusíme ani nahlédnout dovnitř, stačí nám vidět jen „obálku“ (u e-mailu stačí prolétnout předmět, jméno odesílatele a je jasno). Když už nahlédneme dovnitř, e-maily plné dlouhých odstavců prohrávají s kratšími a dobře formátovanými zprávami na plné čáře.
Jen bacha – drobný paradox se skrývá v tom, že srozumitelné psaní neznamená vždycky „co nejkratší text“. I krátká zpráva může být nesrozumitelná, může vyžadovat víc úsilí na pochopení než delší, ale jasně promyšlený, uspořádaný text.
Počty pozornosti
Čas, který máme k dispozici, nejde protáhnout. Všichni máme 24 hodin denně, těch probdělých o něco méně, těch věnovaných textům jen zlomek. Proto neustále kalkulujeme, kolik času vyřízení textu zabere a jakou hodnotu to pro nás má.
A proto taky lidé nečtou řádek po řádku, slovo za slovem. Místo toho skenují.
Hledají vizuální kotvy – nadpisy, odrážky, tučné písmo. Očekávají, že jim autor připravil „navigaci“, aby co nejrychleji prošli textem. Když navigaci nenajdou, vykašlou se na to.
Často slýchám: „Ale naši klienti jsou vysokoškolsky vzdělaní lidé, ti přece pochopí složitější text.“
Inteligentní a vzdělaní lidé nejsou důkladnějšími čtenáři – kdepak, chovají se ještě efektivněji než běžní čtenáři. Proč? Většinou jsou velmi vytížení, a protože bojují s časem, potřebují naopak co nejrychleji pochopit podstatu sdělení, aby se rozhodli. Nemají prostor ani chuť luštit, co jste chtěli říct.
Spíše ocení, když jim ušetříte čas – ne když jim ho ukradnete složitými formulacemi.
Studie společnosti Boomerang už před pár lety ukázala, že e-maily napsané jazykem žáka třetí třídy měly až o 36 procent vyšší míru odpovědí než texty psané na úrovni vysokoškolské čtenářské gramotnosti.
Není to tím, že by byli adresáti hloupí. Ale jednoduchý jazyk zkrátka šetří mentální energii, kterou můžou lidé věnovat rozhodování a akci.
Škola nás nepřipravila
Na základce a na střední jsme většinou psali pro jednoho čtenáře – pro učitelku nebo učitele. Ti měli na čtení času habaděj, proto texty procházeli pozorně. Sám jsem se díky tomu naučil zapůsobit na svoje učitelky češtiny květnatými, složitými souvětími, nepotřebnou slovní ekvilibristikou.
Ve škole jsme se taky naučili, že čím delší, tím odbornější text. Že tlustší kniha obsahuje více mouder.
Proto píšeme úplně jinak, než mluvíme a přemýšlíme v běžném životě.
Realita je jiná než škola. V ní píšeme pro více lidí najednou, ne jen pro jednoho, texty potřebujeme ladit pro různé situace.
A zatímco jste na škole možná dostávali jedničky za dlouhé, exhibiční texty jako já, v práci vás za ně lidé tajně nenávidí.
Už základní návyky máme špatné. Efektivní autor nezačíná chronologicky, od Adama a Evy, ale tím nejdůležitějším. Místo počtu slov se soustřeďuje na sílu sdělení. Píše vědomě pro masu čtenářů s omezeným časem a pozorností.
Počítadlo ztrát
Špatná komunikace má dvě tváře nákladů:
Ztráty uvnitř organizace: Váš tým tráví čas rozklíčováváním pokynů místo jejich plněním. Lidé si volají, ptají se, hledají vysvětlení. Porady se protahují kvůli nejasnostem. Projekty se zpožďují kvůli neporozumění.
Ztráty navenek: Klienti nedokážou pochopit vaši nabídku a odejdou ke konkurenci. Zákazníci se ztrácejí v postupech a volají na zákaznickou linku. Partneři špatně rozumí smlouvám a vznikají spory.
To vše, protože lidé dnes:
Dostávají stovky e-mailů týdně
Čtou na mobilech, kde je ruší notifikace
Rozhodují se v řádu sekund
Mají omezenou pozornost
Netrpělivě hledají podstatu
Nebudou se měnit jen proto, že to chcete. Musíte se přizpůsobit vy jim, ne oni vám.
Navíc nečtou ve vzduchoprázdnu – ruší je kolegové v kanceláři, dění okolo nich. Žijí v džungli, ve které jim musíte efektivně předat informaci a přimět k činu.
Efektivní komunikace v e-mailu dnes třeba znamená:
Předmět, který říká, oč jde. Nepište „Porada“. Buďte konkrétnější a napište „Porada o rozpočtu 2026 – úterý 14:00“.
Začátek, který jde k věci. V první větě sdělte to nejdůležitější. Ne „píšu vám ohledně…“, ale rovnou na solar: „Změnili jsme termín dodání na 15. září.“
Uspořádání, které pomáhá číst. Používejte krátké odstavce, odrážky, tučné písmo pro důležité body. Text musí být snadno skenovatelný.
Podrobnosti až nakonec. Důležité patří dopředu, detaily dozadu. Ti, kdo chtějí víc informací, se k nim dostanou. Ti, kdo je nepotřebují, nemusí ztrácet čas.
Buďte nedůvěřiví ke složitým textům
Advokátka Petra Dolejšová mi jednou řekla, že klient by měl po právníkovi vyžadovat vždy srozumitelnou smlouvu – a vracet mu ji tak dlouho, dokud ji nenapíše pochopitelně. Je to zkouška poctivosti.
Upřímný text, který nic neskrývá, by měl být co nejsrozumitelnější. Složité obraty, dvojznačnosti, výrazy, které nikdo nezná – to může znamenat, že autor něco maskuje. Nebo neví, co chce říct. Obojí je špatně.
Ano, pořád platí, že napsat dobrý text zabere víc času (i v době nástrojů AI). Ten špatný sfouknete za chvilku. Ale psát srozumitelně je investice, která se vždycky mnohonásobně vrátí.
Když strávíte o pár minut víc psaním jasného pokynu, ušetříte desítkám lidí hodiny času. Když promyslíte uspořádání důležité zprávy, odstraníte následné dotazy. Když máte jasný cíl a víte, co potřebujete, dostanete to hned napoprvé.
Představte si, že by všichni lidé začali psát efektivně. Kolik času by se ušetřilo? Kolik energie? Kolik peněz? Kolik stresu?
Není to nedosažitelné. Asi by bylo fajn, kdyby to zvládal stát a šel příkladem „shora“, ale zatím to na to nevypadá – takže nám bude muset stačit, když se to postupně začne dařit „zdola“. A půjde to od jednotlivců nebo firem. Protože jeden pisatel může ovlivnit i tisíce čtenářů.
Efektivní komunikace není jen užitečná dovednost. V dnešním světě je to konkurenční výhoda. Vylepšuje vztahy, pomáhá obchodu, buduje dobrou pověst.
Je nejvyšší čas do ní investovat.
P. S.: Pokud chcete zamakat na srozumitelnosti, doporučuju náš celodenní workshop pro firmy, úřady a neziskovky s Daliborem Behúnem. Předáme vám kompletní systém srozumitelného psaní – od základních principů přes praktická cvičení až po konkrétní tipy, které hned použijete v praxi. Neodejdete s obecnými radami, ale s nástroji, které změní způsob, jakým ve firmě komunikujete. Rádi spolupracujeme s organizacemi dlouhodobě – víme, že workshop může být jen startovní bod, a než principy efektivního psaní probublají celou firmou, chvíli to zabere. I s tím pomáháme.
Pro širší pohled na komunikaci si můžete zajít na Masterclass komunikace. Koná se 26. listopadu a organizuje ji Denisa Hrubešová, moje skvělá kamarádka a parťačka z Forendors. Pozvala pět řečníků, mezi nimi i mě – budu mluvit právě o efektivním psaní nebo o nástrojích. Za jeden den tak získáte pět různých úhlů pohledu na dobrou komunikaci a stovky praktických tipů.
Nešetřete bílým místem
Chytré newslettery využívají bílé místo. Hodně bílého místa.
Proč to funguje?
Čtenáři mají při čtení prostor pro nádech, mozek lépe zpracovává oddělené celky, čtení je celkově příjemnější.
Nenuťte odběratele, aby bojovali s obřími bloky textu. (A pokud je ten text navíc zarovnaný do bloku, tedy od kraje ke kraji, přijdete za to do pekla.) Vytvořte pro ně místo, kde se budou chtít zdržet. Kde čtení nevypadá jako rubání v dole.
Takže:
Mezi odstavce vkládejte prázdný řádek
Okolo nadpisů nechte víc prostoru
Taky myslete na dostatek místa okolo tlačítek – na mobilu musí jít snadno kliknout
Text zarovnávejte na prapor vlevo (k levému okraji), ne do bloku
Moje dřívější newsletterové tipy:
Zaznělo v Tvůrcastu
Skoro tři roky jsem každé pondělí ráno vydával nové díly Tvůrcastu, podcastu pro začínající nezávislé i firemní tvůrce. V srpnu jsem vydal poslední čtyři epizody – přišel čas na nové projekty.
A co jsem probíral?
140. díl: Proč první nápad bývá špatný. A co s tím?
Kolikrát jste se rozhodli pustit do nového projektu jen proto, že to znělo jako dobrý nápad? Výzkum z Northwestern University odhalil „paměťovou prémii“ – ta říká, že se držíme osvědčených postupů i tehdy, když nám škodí. Co dělat místo toho? To, co šachoví velmistři.
141. díl: Kreatin není jen pro kulturisty. Proč ho potřebuje každý tvůrce
Kreatin je zlepšovák nejen pro svaly, ale i pro mozek. Stačí ho jen trochu denně, toho nejběžnějšího, který najdete. Získáte lepší soustředění, paměť a mentální výdrž i při dlouhé práci na projektech.
142. díl: Finále Tvůrcastu 1 – Jak začít, abyste zase brzy neskončili
Proč je perfekcionismus největší brzdou tvůrců, jak funguje pravidlo 85 % a proč je lepší být konzistentně dobrý než nekonzistentně skvělý. Taky o tom, jak najít své téma, proč je psaní poznámek superschopností každého tvůrce a jak testovat nápady před velkým startem.
143. díl: Finále Tvůrcastu 2 – Jak být dlouhodobě ve hře
Proč postavit obsahový projekt na více zdrojích příjmů, které metriky jsou k něčemu a které jsou jen marnivé, jak překonávat stagnace nebo proč spolupracovat s jinými tvůrci. Kompletní průvodce pro ty, kteří chtějí svůj projekt udržet dlouhodobě v běhu.
Co mě cvrnklo do nosu
📺 Přestaňte tvořit reklamy, začněte dělat pořady. Nedávno jsem narazil na fajn myšlenku, kterou sdílela Rachel Karten z newsletteru Link in Bio: „Sociální média nahrazují televizi. A stejně jako v televizi jsou tam pořady, na které chcete koukat, a reklamy, které přetrpíte. Přestaňte dělat reklamy. Dělejte ty pořady.“ To je skvělý postřeh – a jako hrnec na prdel sedí i na newslettery. Přestaňte posílat reklamní letáky, které lidi ve schránce akorát prudí. Začněte tvořit něco, co budou chtít číst a na co se budou těšit, až jim to zase přistane do e-mailu.
💡 Chcete vidět nápady všude? Pište každý den. Ano, je to paradoxní, ale čím víc píšete, tím snazší to je. Při sporadickém psaní, řekněme jednou za týden nebo za měsíc, na sebe kladete obrovský tlak. „Teď musíš být kreativní!“ Jenže na tohle rozkazy nefungují. Naproti tomu díky dennímu psaní si vytvoříte mentální návyk – mozek začne automaticky zaznamenávat podněty, protože ví, že je hned zítra využije. Přepnete z výkonnostního módu a stanete se sběrači – a nápady se začnou objevovat všude kolem vás.
✍️ Pero místo klávesnice, trpělivost místo rychlosti. Spisovatel Orhan Pamuk píše výhradně rukou. Napsal tak každou svou knihu – pomalu, s láskou k fyzickému procesu tvorby: „Když jsem byl mladší, myslel jsem si, že psací stroje jsou pro novináře, a já byl spisovatel, tak jsem se tím nezabýval. Pak se objevily počítače, ale to už jsem psal dlouho a nechtěl jsem měnit své zvyky. Píšu velmi pomalu. Můžu dřít celý den a napsat nanejvýš půl stránky nebo jednu stránku. Nechci trávit čas zíráním na počítač, jako by to bylo miniaturní akvárium. Z prvních počítačových displejů mi slzely oči. Možná proto jsem na ně nikdy nepřešel. Ale nevadí mi to. Píšu rukou, trpělivě, s očima upřenýma na stránku. Těší mě sledovat, jak pero klouže po stránce jako štětec, cítit vůni inkoustu a papíru, dívat se na rozházené listy, gumy a kusy papíru kolem. Napíšu kousek, pak se k němu vracím, abych provedl opravy. Když je stránka příliš neuspořádaná, vytrhnu ji a píšu ji znovu, znovu a znovu. Psaní pro mě znamená přepisování, trpělivost, nekonečné přemýšlení nad tím, co napsat dál, a zachování toho, co jsem už napsal.“
🚫 Musíte vědět, pro koho nejste. Nejlepší texty nevznikají jen tím, že víte, pro koho píšete – ale i tím, že přesně víte, pro koho nepíšete. Netančete kolem horké kaše a rovnou si vykolíkujte prostor: „Tohle není pro začátečníky.“ Nebo: „Tohle není pro lidi, kteří hledají rychlá řešení.“ A na tom stavějte. Odvaha říct „ne“ konkrétním lidem v publiku vytváří prostor pro silné „ano“ těm správným. Není to arogance, je to efektivita.
🤔 Nesmysly znějí chytře, když je připíšeme slavným. Představte si, že čtete větu „celistvost utišuje nekonečné jevy“ – co byste si o ní pomysleli? Je v ní nějaké hluboké moudro, nebo je to úplná ptákovina? A co kdybych vám řekl, že ji kdysi pronesl Albert Einstein? Přesně tohle zkoušeli výzkumníci na čtyřech stovkách lidí – předložili jim naprosté nesmysly, polovině beze jména, polovině s „autory“ jako dalajláma, Aristoteles nebo Einstein. Výsledek? Když věty doplnilo nějaké slavné jméno, lidé v nich automaticky hledali hloubku. Bez slavných jmen je považovali za to, co opravdu jsou – prázdné žvásty.
🎭 Jděte ven a udělejte ze sebe blázny. Herec Austin Butler v rozhovoru pro Kareema Rahmu cituje režiséra Baze Luhrmanna: „Zahanbení je málo probádaná emoce. Jděte ven a udělejte ze sebe blázny.“ A pak dodává: „Všechno, co chcete, je na druhé straně toho strachu z trapnosti.“ Fajn, poznamenávám si – neboj se realizovat nápady, které můžou navenek vypadat hloupě.
